Як за допомогою HR-автоматизації заощадити бізнесу понад $100 000 на рік?

За традицією, для тих, хто не встиг до нас приєднатися, ми підготували статтю, в якій розповімо:

• як виникає потреба в автоматизації HR-процесів компанії;
• з чого варто почати та що таке HRIS (Human Resources Information System);
• як обрати відповідну HRIS для своєї компанії;
• складності та розчарування при роботі з обраними IT-рішеннями;
• переваги та цінність впровадження HR-автоматизації для бізнесу.

Пару слів про Олену Губанкову

Олена Губанкова – HR-менеджер, який вміло досягає бізнес-цілей і при цьому, вміє підтримувати баланс між процесами та турботою про людей. Крім того, Олена – SHRM Senior Certifiled Professional, входить в ТОП 30 кращих HR-директорів України за версією «ТОП 100. Рейтинги найбільших». Свій шлях Олена Губанкова починала з молодшого HR-фахівця і за 8 років зросла до HRD.

Коли виникає потреба в автоматизації HR-процесів?

HR-фахівці починають відчувати потребу в автоматизації, коли багато часу йде на операційну діяльність, і зовсім не вистачає часу на стратегічні завдання. Визначити потребу в автоматизації можливо відповідями на наступні питання:

• Скільки часу HR-фахівці витрачають на адміністративні завдання? Де фіксуються зміни співробітників?
• Чи доводиться збирати ці дані з декількох систем і програм?
• Чи бере участь HR в організації прийняття ключових рішень управління компанією?
• Залучені менеджери в HR-процеси (рекрутмент, онбординг, оцінка тощо).

Трохи статистики

Хочемо звернути вашу увагу на міжнародні дані з автоматизації HR-процесів:

• компанії витрачають близько 10% HR-бюджету на інновації та нові технології;
• 45% компаній перебувають на базовому рівні автоматизації HR-процесів;
• 20% компаній надають співробітникам доступ до мобільних HR-систем;
• компанії відзначають, що завдяки впровадженню автоматизації вони економлять до 22% коштів на кожного співробітника;
• 47% компаній використовують застарілі HR-системи, які старше 7 років.

Судячи за цими даними, можна співвіднести зони росту з етапом, на якому зараз знаходиться компанія.

З чого варто почати та що таке HRIS?

HRIS (Human Resources Information System) - інформаційна система управління персоналом або система управління людськими ресурсами. Це програма, яка допомагає HR-фахівців автоматизувати свої рутинні процеси. До них відноситься:

• ведення статистики та бази співробітників;
• складання звітності;
• розрахунок відпусток, лікарняних;
• облік перероблювання;
• створення мітингів, подій тощо.

Абревіатура таких систем може читатися абсолютно по-різному: HR Software, HCM, HRS, HR Systems, Workforce Management тощо.

Важливо розуміти, що не буває ідеальної системи, яка розв'яже всі проблеми бізнесу і компанії. Визначтеся, які саме завдання ви хочете автоматизувати та зберіть потрібний пазл. Якщо вам потрібна тільки автоматизація рекрутингу, логічніше буде зупинитися на ATS-системах (Applicant Tracking System).

З чого варто почати при виборі системи?

Пропонуємо вам розглянути алгоритм, який допоможе у виборі HRIS:

1. Визначте ціль HRIS. Подумайте, навіщо і для чого вам потрібна система, де ви фіксуєте дані, якими інструментами користуєтеся і наскільки вас влаштовує їхня якість.

2. Які завдання/проблеми повинна вирішувати система. Визначте, які саме процеси ви хочете автоматизувати в системі.

3. Хто буде основним стейкхолдером (співробітник, HR, менеджмент компанії, IT, фінансовий департамент). Визначтеся з цим, щоб потім не переплачувати, змінюючи систему і не допускати помилок.

4. З якими внутрішніми системами необхідна синхронізація/інтеграція (Slack, Jira, 1C, інше). Якщо ваша компанія використовує Slack або Jira, оптимально обирати систему, яка буде інтегрована з цими програмами.

5. Який бюджет закладено на покупку системи. Подумайте, скільки грошей планує виділити компанія на покупку HRM-системи.

Як обрати відповідну HRIS для своєї компанії?

Розгляньмо основні кроки при виборі системи.

1. Визначення потреб компанії в автоматизації

Необхідно проаналізувати діяльність компанії, її процеси та зрозуміти, які завдання ви хочете автоматизувати. Наприклад, якщо вам необхідний тільки Leave Management, при виборі системи орієнтуйтеся на можливість автоматизації саме цього модуля.

2. Складання списку завдань, які повинна вирішувати автоматизація

Складіть детальний і чіткий список завдань, які повинна вирішувати система. Це може бути зручний процес онбордингу, управління фондом заробітної плати, проведення оцінки співробітників, побудова 9-box матриці тощо.

3. Розставлення пріоритетів за завданнями

Визначте, автоматизація яких саме процесів для вас в найбільшому пріоритеті і розставте завдання відповідно до пріоритетів (високий, середній або низький).

При цьому пам'ятайте, що пріоритети допоможуть вам підібрати саме вашу систему, під вашу компанію і потреби.

4. Огляд ринку пропозицій з HR-Software і їх порівняння

На ресурсах SelectHub, Capterra, G2 ви можете вивчити популярні пропозиції ринку, попередньо дізнатися їх вартість на одного співробітника, подивитися опції системи.

5. Вибір системи

Після визначення фіналістів, обов'язково запитайте демо доступ для тестування майбутньої системи. Ретельно (!) Протестуйте необхідні вам сценарії використання систем. Якщо вам все підходить, спробуйте поговорити про те знижки. Олена зазначає, що їм вдавалося домовитися з компаніями про надання знижки від 30 до 50%.

Приклади HRIS рішень і їх цінність для компаній

BambooHR

Перший приклад, який привела Олена – HRM-система BambooHR. Це зручна база даних для зберігання інформації про співробітників: кількість персоналу, в яких містах знаходяться, які посади займають, в якому департаменті працюють тощо.

Ще одна перевага BambooHR – автоматизація аналітики та статистики. Наприклад, HR-фахівець може відстежити показник плинності кадрів, визначити динаміку та основні причини, чому співробітники звільняються, зрозуміти, чи є закономірність звільнення фахівців від конкретного менеджера і з'ясовувати, в який період часу відбувається звільнення.

Наприклад, якщо співробітники йдуть в перші три місяці, це означає, що HR-фахівцям слід переглянути процес онбордингу, відбору фахівців, щоб зрозуміти, чому вони не проходять випробувальний термін.

В системі також є модуль Leave Management, за допомогою якого можна автоматизувати процес нарахування відпусток, лікарняних та інших типів відсутностей. Крім того, є можливість нарахування відпусток накопичувальним способом.

Зручне управління відсутністю для співробітника і менеджера. Заявки можна залишати як з ноутбука, так і з мобільного.

Важливою перевагою, яке відзначає Олена в системі – це синхронізація зі Slack, завдяки чому інформація з системи відразу ж потрапляє в месенджер. Наприклад, співробітники отримують повідомлення на смартфон про річниці та дні народження колег, призначених мітингах.

Компаніям філії яких знаходяться в різних країнах, важливо інформувати колег про державні свята і вихідні. Якщо система інтегрована з будь-яким месенджером, співробітники будуть отримувати повідомлення про майбутні свята.

ROI від впровадження BambooHR

Використовуючи систему, дуже важливо оцінювати фінансовий коефіцієнт по кожному процесу. Олена зазначає, що впровадження системи BambooHR в компанію до 100 співробітників може заощадити понад 5% часу на рутинних процесах. Якщо перевести в години роботи, вийде 8 годин на місяць. Також економію часу співробітників варто перевести в гроші, щоб розуміти ефективність від впровадження інструменту.
Для прикладу, можемо взяти середню зарплату IT-фахівців від dou.ua – вона становить $2200. З огляду на те, що витрати на одного співробітника в BambooHR обійдуться компанії в середньому в $5 в місяць, можна підрахувати ROI. Всі підрахунки ви можете побачити на скріншоті.

Ці цифри дають розуміння того, що будь-яка автоматизація допомагає оптимізувати та ефективно використовувати ресурси в компанії.

Пульс-опитування в Slack (Polly)

Цей софт допомагає автоматизувати проведення коротких опитувань, щоб бути в курсі стану співробітників. Проходження таких опитувань не займає багато часу, а співробітники, своєю чергою, відчувають, що компанія цікавиться ними.

Олена поділилася ефектом впровадження Polly. Припустимо, в компанії до 100 співробітників, є 2 People Partners, які витрачають 1 день в тиждень, щоб з'ясувати чи все в порядку у працівників. Середня зарплата HR, згідно dou.ua – $1250 в місяць. Далі вираховуємо все по формулі:

Також, за допомогою Polly можна проводити опитування eNPS, щоб виявити, наскільки співробітники лояльні до компанії.

Програма знижок Perks

Впровадження цієї програми допомагає розробити пакет бенефітів для співробітників (поки тільки в Республіці Білорусь). На роботу з підрядниками для отримання знижок у HR-ів може йти до двох днів на тиждень. Загальну суму витрат на цей процес ви можете побачити нижче:

У програмі знижок Perks є базова безкоштовна версія з:

• оновлюваною базою знижок для співробітників;
• мобільним додатком з віртуальним помічником для співробітників;
• HR-аналітикою з використання бенефітів.

Все це позбавляє HR-ів від паперової, операційної та бухгалтерської роботи.

Помилки при виборі HRIS

1. Орієнтація тільки на рекламу продукту без тестування і визначення, наскільки функціонал відповідає потребам компанії

Не варто спиратися тільки на враження від реклами без тестування. Перед покупкою потрібно розуміти, наскільки функціонал системи відповідає вашим вимогам і потребам компанії. Для цього варто описати сценарії роботи різних співробітників з системою і перевірити її роботу у всіх цих сценаріях (послідовності дій користувачів і системи).

Олена поділилася досвідом роботи з вибору HRIS. Наприклад, на етапі продажу продукту підрядник озвучував, що у них є функціонал по проведенню Performance Review. Дійсно він є, але цей функціонал можна переналаштувати під потреби компанії та в стандартному вигляді він не несе необхідної цінності.

2. Російськомовна версія програми з автоперекладом через G-translate

Олена поділилася ще одним кейсом невдалого використання англомовного продукту, підрядник гарантував, що у них є підтримка російської версії сайту. Так, вона є, але, на жаль, працює тільки через google translate. І тепер можливі будь-які чудеса з перекладом. Можете переконатися у всьому самі, подивившись на скріншот:

Тому при виборі системи важливо звертати увагу на наявність російської версії інтерфейсу, щоб не страждати через поганий переклад. Олена зазначила, що відсутність нормальної російської версії системи було одним з найглибших розчарувань.

3. Відсутність простого відкритого API

Для передачі даних між різними продуктами можна використовувати відкритий API.

На етапі обговорень ми уточнювали питання про наявність API, але в результаті зіткнулися зі складнощами впровадження. Наприклад, неможливість передачі даних з BambooHR в Slack. Завдяки IT-департаменту їм вдалося знайти обхідні шляхи.

Олена Губанкова

Одним з рішень став підхід передачі даних з системи спочатку в Jira і тільки потім в Slack. Тому при виборі HRIS системи, на фінальному етапі варто запрошувати IT-фахівців, які зможуть перевірити чи працює синхронізація, як налаштована Single Sign-On (англ. Single Sign-On) і інші технічні моменти.

4. Оплата стадії впровадження без уточнення деталей

При виборі системи ви можете зіткнутися з ситуацією, коли HRIS-компанії будуть вам пропонувати оплатити абонентську плату і послугу з впровадження системи. Якщо стадія впровадження у вас проходить легко і ви швидко вчитеся, як користуватися програмою - це відмінно.

Значить Ви зможете заощадити значну суму грошей на налаштуванні продукту. Якщо немає, тоді краще уточнити план з впровадження, і переконатися, що це саме те, що вам потрібно. В цьому випадку, сміливо можна замовляти послугу.

5. Запуск нового HR-продукту без buy-in з боку менеджменту і співробітників

Під час запуску нового HR-продукту дуже важливо розуміти, навіщо він потрібен компанії і яку користь він принесе конкретному менеджеру, співробітнику і компанії.

Наприклад, коли в компанії впроваджували BambooHR, Олена проводила зустрічі зі співробітниками, на яких розповідала, що це за система, як вона вплине на їх роботу, як користуватися софтом тощо. Також HR-команда готувала інформаційні матеріали: плакати, буклети, щоб співробітники могли самостійно ознайомитися з новим продуктом і поставити уточнювальні питання.

6. Забути про потреби співробітників і на перше місце поставити «системи заради систем»

Найголовніша помилка – впровадження системи для того, щоб просто слідувати тренду по автоматизації, не враховуючи потребу та ефект від впровадження. Дуже важливо, пам'ятати про потреби співробітників і ставити саме їх на перше місце. Система повинна впроваджуватися для підвищення ефективності бізнесу і для турботи про співробітників.

Якщо поєднати напрямки: система, бізнес, співробітники – вийде пазл, який забезпечить продуктивну і результативну роботу всієї компанії.

Резюмуємо

Впровадження HR IT-рішень дозволяє:

• створити умови для зручного self-service для менеджменту і співробітників;
• зберегти мануальну роботу для HR, звільнивши час для розвитку і турботи про співробітників;
• зберігати актуальні дані, отримувати оперативну звітність для прийняття бізнес-рішень;
• Better Insights, Better Decision Making;
• налаштовувати рівні доступу і підтримувати підвищену безпеку даних;
• оптимізувати від $136 000 на рік (на прикладі 100 співробітників).

Ми дякуємо Олену за цікавий і пізнавальний вебінар!

Сподіваємося, що досвід і поради Олени допомогли вам більше дізнатися що таке HRIS і як правильно вибрати якісну HRM-систему.

Якщо ви пропустили цей вебінар і хочете потрапити на наступні, стежте за анонсами від Hurma 😉

І, традиційно, відеозапис нашого вебінару:

Українська альтернатива BambooHR 

Hurma System – перша українська HRIS/HRM, яка вважається чудовою альтернативою BambooHR. Система інтегрована зі Slack, Telegram і, що важливо, багатомовна. Інтерфейс Hurma представлений чотирма мовами: українською, російською, англійською, казахською.

В системі є можливість автоматизовано вести статистику, управляти відсутностями співробітників, проводити опитування і встановлювати цілі завдяки розділу OKR (Objectives and Key Results).

• Технології